ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี — ต่างกันยังไง ออกตอนไหน

2026-07-14 · อ่าน 5 นาที

ฟรีแลนซ์และเจ้าของร้านหลายคนใช้คำพวกนี้สลับกันจนลูกค้างง หรือหนักกว่านั้นคือ ออกผิดใบ แล้วฝ่ายบัญชีของลูกค้าตีกลับ ทำให้เงินเข้าช้าไปอีกเป็นเดือน

เอกสาร 5 ตัวนี้ไม่ได้แทนกันได้ แต่ละใบมีจังหวะของมัน บทความนี้เรียงให้ตามลำดับเวลาจริงของงานหนึ่งชิ้น

ไล่ตามลำดับเวลาของงาน 1 ชิ้น

1) ใบเสนอราคา (Quotation) — ก่อนตกลงจ้าง

ออกตอน ลูกค้ายังไม่ตัดสินใจ เพื่อบอกว่างานนี้ทำอะไรบ้าง ราคาเท่าไหร่ เงื่อนไขอย่างไร ยังไม่มีการเรียกเก็บเงิน ณ จุดนี้ ควรมีวันหมดอายุของราคาเสมอ

2) ใบแจ้งหนี้ (Invoice) — เรียกเก็บเงิน

ออกเมื่อ ตกลงจ้างแล้ว และถึงกำหนดเรียกเก็บเงิน (อาจเป็นตอนมัดจำ หรือตอนส่งมอบงาน) ใบนี้คือใบที่บอกว่า "ลูกค้าเป็นหนี้คุณอยู่เท่านี้ ครบกำหนดชำระวันไหน" ต้องมีวันครบกำหนดชำระ (due date) ชัดเจน

3) ใบวางบิล (Billing Note) — เอกสารตั้งเบิกของบริษัทใหญ่

บริษัทขนาดกลาง–ใหญ่ในไทยมักมี รอบวางบิล เช่น วางบิลทุกวันที่ 25 จ่ายทุกสิ้นเดือน ใบวางบิลคือใบที่ใช้ "ยื่นเข้าระบบ" ของฝ่ายบัญชีลูกค้า โดยมักแนบใบแจ้งหนี้ไปด้วย

จุดที่คนสับสนที่สุด: ใบวางบิลไม่ใช่ใบแจ้งหนี้ แต่หลายบริษัทยอมรับใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารวางบิลได้เลย — ทางที่ปลอดภัยคือถามฝ่ายบัญชีลูกค้าตรง ๆ ว่า "ต้องการเอกสารอะไรบ้าง และวางบิลวันไหน" ก่อนส่ง

4) ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) — หลังได้เงินแล้ว

ออก หลังจากได้รับเงินจริง เพื่อยืนยันว่าคุณรับชำระแล้ว ห้ามออกใบเสร็จก่อนเงินเข้า เพราะมันคือหลักฐานการรับเงิน ไม่ใช่การเรียกเก็บ

5) ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) — เฉพาะคนจดทะเบียน VAT

ออกได้ เฉพาะผู้ที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้วเท่านั้น ใช้เป็นหลักฐานให้ลูกค้านำ VAT ไปเป็นภาษีซื้อ ถ้าคุณยังไม่จด VAT (รายได้ยังไม่ถึง 1.8 ล้านบาท/ปี) คุณ ออกใบกำกับภาษีไม่ได้ และห้ามเก็บ VAT 7% จากลูกค้า

ในทางปฏิบัติ ร้านที่จด VAT มักออกเป็น "ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี" รวมกันในใบเดียว ซึ่งทำได้และพบบ่อยที่สุด

สรุปสั้น ๆ ว่าใครออกใบไหน

ฟรีแลนซ์ทั่วไป ยังไม่จด VAT → ใบเสนอราคา → ใบแจ้งหนี้ → ใบเสร็จรับเงิน (ไม่มี VAT ไม่มีใบกำกับภาษี)
ฟรีแลนซ์/ร้านที่จด VAT แล้ว → ใบเสนอราคา → ใบแจ้งหนี้ (มี VAT 7%) → ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
ลูกค้าเป็นบริษัทใหญ่ → เพิ่มขั้นตอนใบวางบิลตามรอบของเขา และเขาจะหักภาษี ณ ที่จ่าย 3% พร้อมออกหนังสือรับรอง (ใบ 50 ทวิ) ให้คุณ

ข้อผิดพลาดที่ทำให้เงินเข้าช้า

ส่งใบเสร็จไปแทนใบแจ้งหนี้ — ฝ่ายบัญชีจะงงว่าจ่ายไปแล้วเมื่อไหร่ แล้วดองเรื่องไว้
ไม่ใส่วันครบกำหนดชำระในใบแจ้งหนี้ — ไม่มีเส้นตายก็ไม่มีใครรีบจ่าย
ไม่ถามรอบวางบิล — ส่งใบผิดวัน กลายเป็นรอไปอีกหนึ่งรอบเต็ม ๆ
เก็บ VAT ทั้งที่ยังไม่ได้จดทะเบียน — ผิดกฎหมาย และลูกค้าเอาไปใช้เป็นภาษีซื้อไม่ได้
เลขที่เอกสารซ้ำหรือมั่ว — ตามงานไม่ได้ตอนทวงเงิน

ให้ระบบจัดเอกสารให้ถูกใบตั้งแต่แรก

InvoiceAI.th ออกได้ทั้งใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล และใบเสร็จรับเงิน เป็นภาษาไทย แค่พิมพ์บอกว่าจะออกใบอะไร ให้ใคร ค่าอะไร เท่าไหร่ ระบบจัดฟอร์มให้ครบช่อง คำนวณ VAT 7% และหัก ณ ที่จ่าย 3% ให้อัตโนมัติ แล้วดาวน์โหลดเป็น PDF ส่งลูกค้าได้ทันที

👉 ลองฟรี 3 ใบ ไม่ต้องผูกบัตร: invoice.korvuz.site

อ่านต่อ:

*บทความนี้เป็นข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายหรือภาษี กรณีที่ซับซ้อนควรตรวจสอบกับกรมสรรพากรหรือนักบัญชีของคุณ*